管理職になると、会議に出る時間が一気に増えます。
「会議が多すぎる。」
「もっと短くできないのか。」
そんな声をよく耳にします。
しかし、私は会議をなくすことが時間術ではないと思っています。
大切なのは、会議の目的を明確に分けることです。
私の拠点では、会議を大きく5つに分けています。
- ① 既存自動販売機に関するミーティング（ルート営業）
- ② 新規自動販売機の設置に関するミーティング（開発営業）
- ③ 既存オーナー対応に関するミーティング（カスタマー営業）
- ④ データや書類に関するミーティング（業務）
- ⑤ 人員体制や新人教育に関するミーティング（スタッフ運営）
参加者が重なることはありますが、議題は明確に分けています。
会議が長くなる原因
会議が長くなる原因は、参加人数ではありません。
一番の原因は、違うテーマを一つの会議で話し始めることです。
例えば、新規営業の会議なのに、
- 人事の話になり、
- 業務改善の話になり、
- システムの話になり……
気が付けば、「今日は何の会議だったの？」という状態になります。
これでは時間だけが過ぎ、結論も出ません。
できる管理職は「議題」を切り分ける
以前、会議中に私はこんな発言をしたことがあります。
「この内容は、この会議で決めることではありません。専門チームで検討し、管理職が判断すればいいと思います。」
その場では少し空気が止まりましたが、結果的には別の場で議論することになりました。
管理職の役割は、すべてをその場で話し合うことではありません。
「どの会議で議論すべきか」を判断することも、大切な仕事です。
会議も時間の投資
会議は必要です。
しかし、目的が曖昧な会議は、参加者全員の時間を奪ってしまいます。
時間術とは、予定を詰め込んだり、会議を減らしたりすることではありません。
「誰が、何を決める場なのか」を明確にすること。
それだけで会議の質は大きく変わります。
管理職になって感じるのは、時間を管理することと、会議を設計することは同じ意味だということです。
良い会議は、参加者の時間を生み出します。
反対に、目的の曖昧な会議は、時間だけでなく集中力まで奪ってしまいます。
だからこそ、これからも「会議を減らす」のではなく、「会議の役割を分ける」ことを意識した拠点運営を続けていきたいと思います。
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